“Maatwerk is duur.” Dat imago klopt, als je het vergelijkt met de maandprijs van een standaardpakket. Maar de vergelijking die telt is een andere: wat kost het je bedrijf om het níet te doen? In dit artikel lees je waar het werk in gaat zitten, welke keuzes de prijs bepalen en hoe je zelf berekent of het uit kan.
De schaal waarop je project zit
- Een kleine interne tool: één afgebakend proces, bijvoorbeeld een registratie- of planningstool die een stapel spreadsheets vervangt. Overzichtelijk in omvang en het snelst in gebruik.
- Een webapplicatie of klantportaal: meerdere gebruikersrollen, koppelingen met je bestaande systemen, een volwaardige werkomgeving. Hier zit de meeste variatie, want de koppelingen bepalen het werk.
- Een platform of SaaS-product: software die zelf je product is, ontwikkeld om te schalen naar veel gebruikers. Een traject van maanden, waarbij de eerste versie bewust klein blijft.
Wij zetten er bewust geen bedragen bij, want de spreiding binnen elke categorie is groter dan het verschil ertussen. Twee klantportalen kunnen een factor drie schelen, puur door welke systemen eraan hangen. Juist daarom loont het om klein te beginnen: een eerste versie die het kernprobleem oplost, en van daaruit verder ontwikkelen op wat gebruikers laten zien.
Waar gaat het geld in zitten?
Niet in “code schrijven”. De grootste kostenposten zijn het doordenken van je proces (wat moet er precies gebeuren, en wat bij uitzonderingen?), de koppelingen met bestaande systemen, en het testen. Valt een offerte opvallend laag uit, dan is dat meestal waarop bespaard is, en dat merk je pas na oplevering. Vraag ook altijd naar de kosten na de oplevering. Hosting en onderhoud lopen door, en doorontwikkeling is daar een aparte post naast.
De vraag is niet wat maatwerk kost, maar wat handwerk kost: reken de uren, fouten en gemiste kansen eens door op jaarbasis.
Waarom je zelden een prijs op een website ziet staan
Dat is voor een deel ongemak en voor een deel eerlijkheid. Een bedrag noemen zonder te weten wat eronder ligt, is een getal verzinnen. Wij weten pas wat maatwerk software kost als we weten welke systemen eraan hangen, wie ermee gaat werken en wat er moet gebeuren bij de uitzonderingen.
Wat we wel doen: na het eerste gesprek nog diezelfde week een bandbreedte geven. Niet een bedrag met twee cijfers achter de komma, wel een orde van grootte waarmee je kunt beslissen of je verder wilt praten. Dat kost ons een uur en het scheelt ons allebei een traject dat toch niet had gepast.
Zo vergelijk je twee offertes die ver uit elkaar liggen
Liggen twee offertes een factor twee uit elkaar, dan zit het verschil zelden in het uurtarief. Vraag daarom niet naar de prijs maar naar wat er onder zit. Hoeveel uur is er begroot voor het doordenken van het proces, en hoeveel voor testen? Zit foutafhandeling erin, of alleen het gelukkige pad?
Vraag ook wat er ná de oplevering gebeurt. Wie hostt het, wie werkt het bij als er een beveiligingslek in een onderdeel zit, en wat kost een wijziging over een jaar. Een offerte die daar niets over zegt, is niet goedkoper. Die is alleen korter.
En vraag van wie de software en de data zijn. Staat daar geen duidelijk antwoord op, dan koop je geen software maar een abonnement waar je niet uit komt.
De rekensom die telt
Zo maak je hem: tel op hoeveel uur per week er nu in dat werk gaat zitten, vermenigvuldig dat met je uurtarief en met tweeënveertig werkweken. Dat bedrag loopt elk jaar opnieuw. Zet daar de investering naast en je ziet zelf of het uit kan, en binnen hoeveel tijd. Komt die som niet uit, dan is standaardsoftware waarschijnlijk de betere keuze, en dat zeggen we dan ook.
Zo houd je het overzichtelijk
- Begin met de kleinste versie die het probleem oplost, uitbreiden kan altijd.
- Werk in korte iteraties met tussentijdse opleveringen, zodat je kunt bijsturen.
- Leg eigenaarschap vast: jouw software, jouw data, geen vendor lock-in.
Meer weten? Lees wanneer een klantportaal loont of bekijk onze aanpak voor maatwerk software & SaaS.
