Wij ontwikkelen maatwerk software. Toch adviseren we regelmatig om het níet te doen. Maatwerk is krachtig op de juiste plek en duur op de verkeerde. Dit is het afwegingskader dat wij zelf gebruiken.
Begin bij standaard
Voor boekhouding, e-mail, agenda’s en de meeste CRM-taken bestaat uitstekende standaardsoftware. Die is getest door duizenden bedrijven, wordt doorontwikkeld zonder dat jij ervoor betaalt en is direct beschikbaar. Wijkt je proces maar een beetje af, pas dan liever het proces aan dan de software.
Wanneer maatwerk wint
Maatwerk wordt interessant wanneer je proces je onderscheidend vermogen ís. Werk je structureel om je software heen, gebruik je spreadsheets als lijm tussen systemen, of zie je een kans voor een eigen product? Dan is maatwerk de moeite van het onderzoeken waard, want het volgt jouw proces in plaats van andersom.
De middenweg die vaak wordt vergeten
Tussen “alles standaard” en “alles maatwerk” zit een derde route: standaardsystemen houden en ze met koppelingen en kleine maatwerktools laten samenwerken. Vaak is dát de oplossing met de beste verhouding tussen kosten, risico en resultaat.
De verborgen kosten van standaardsoftware
Standaardsoftware lijkt goedkoop omdat je de prijs per gebruiker per maand ziet staan. Wat je niet ziet staan, is wat het kost om je proces eromheen te vouwen. Een team van tien dat elke week twee uur bezig is met handelingen die het pakket niet ondersteunt, kost je ruim duizend uur per jaar. Dat staat op geen enkele factuur.
Let ook op de spreadsheets. Zodra er naast je software een Excel circuleert waarin de echte waarheid staat, betaal je voor twee systemen en vertrouw je op het systeem zonder rechten, zonder back-up en zonder historie.
Wat maatwerk duur maakt, en wat niet
Maatwerk wordt zelden duur door het bouwen. Het wordt duur door onduidelijkheid vooraf: een proces dat niemand helemaal kan uitleggen, uitzonderingen die pas halverwege boven tafel komen, en drie afdelingen die iets anders bedoelen met hetzelfde woord.
Daarom begint een maatwerktraject bij ons niet bij een ontwerp maar bij het uitschrijven van het proces zoals het nu echt loopt, inclusief de uitzonderingen. Dat kost een paar dagen en het is de goedkoopste fase van het hele project. Blijkt daarin dat standaardsoftware het toch aankan, dan is dat de beste uitkomst die je kunt hebben. Wil je weten wat maatwerk software kost en waar dat bedrag vandaan komt, dan zetten we dat in een apart artikel op een rij.
Maatwerk is krachtig op de juiste plek en duur op de verkeerde.
Twijfel je welke route bij jouw situatie past? Beschrijf je proces, dan denken we vrijblijvend mee, ook als de conclusie is dat je geen maatwerk nodig hebt. Hoe we maatwerk software aanpakken lees je hier, en de derde route loopt via automatisering en koppelingen.
